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Urlaubsplanung 2021: Tipps und Tricks

2021 wird ein tolles Jahr – zumindest für Arbeitgeber. Denn viele Feiertage fallen im kommenden Jahr auf Wochenenden. Ein langes Gesicht muss deswegen niemand ziehen, denn mit der richtigen Planung warten viele tolle Urlaubstage auf Sie.

Urlaub frühzeitig mit Kollegen absprechen

Wer im Team arbeitet, weiß: Kommunikation ist alles. Die meisten Diskussionen oder Missverständnisse können vermieden werden, wenn wir viel und offen miteinander reden. Das gilt auch für den Urlaub. Besprechen Sie möglichst frühzeitig mit Ihren Kollegen die Planung für das Jahr: Wer ist an Schulferien gebunden? Zu welchen Zeitpunkten müssen alle da sein, weil wichtige Projekte oder Events anstehen? Wer vertritt wen? So können Sie grob eingrenzen, für wen sich welche Zeitfenster in der Urlaubsplanung ergeben und nach und nach ins Detail gehen.

Die Planung mit Bürokalendern visualisieren

Haben alle ein Dokument, an dem sie sich orientieren können, fällt die Organisation leichter. Posterplaner für das Büro eignen sich perfekt, um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Die großformatigen Kalender können an der Wand befestigt werden und bieten genug Platz, um Urlaub, Veranstaltungen oder Deadlines einzutragen. Der Posterplaner von Heye lässt sich beispielsweise im Quer- oder Hochformat aufhängen und ist übersichtlich, klar strukturiert sowie nutzerfreundlich. So sind die Schulferienzeiträume aller Bundesländer in einer Fußzeile abgedruckt und die bundesweit unterschiedlichen Feiertage eingetragen.

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Nutzen Sie die Übersichtlichkeit von Posterplanern für Ihre Urlaubsplanung.

Feier- und Brückentage nutzen

Leider ist 2021 für Arbeitnehmer eher unfreundlich, denn viele Feiertage fallen auf Wochenenden. Der 1. Mai ist beispielsweise ein Samstag, der 03. Oktober ein Sonntag und auch Weihnachten und Neujahr liegen kommendes Jahr an Wochenenden. Mehr aus Ihren Urlaubstagen herausholen können Sie jedoch immer mit den Feiertagen, die an Wochentage gebunden sind – so wie Karfreitag (02. April 2021), Ostermontag (05. April 2021), Christi Himmelfahrt (13. Mai 2021) oder Pfingstmontag (24. Mai 2021). Nehmen Sie in diesen Zeiträumen Urlaub, können Sie beispielsweise mit nur vier Urlaubstagen eine ganze Woche frei bekommen. Oder, mithilfe eines Brückentages, mit nur einem Urlaubstag ein verlängertes Wochenende wegfahren. Haben Sie auch die Feiertage im Blick, die nur für ausgewählte Bundesländer gelten – in Berlin ist beispielsweise der internationale Frauentag (Montag, 08. März 2021) seit diesem Jahr offizieller Feiertag. Auch hier hilft Ihnen ein Blick auf einen Posterplaner, auf dem die verschiedenen bundesweiten Feiertage eingezeichnet sind.

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Mit Brückentagen können Sie mehr Urlaub aus Ihren freien Tagen herausholen.

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Der internationale Frauentag ist nur in Berlin ein Feiertag.

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Sprechen Sie sich für begehrte Ferienwochen, wie zum Beispiel in der Osterzeit, gut mit Ihren Kollegen ab.

Gleiches Recht für alle

Um die gute Stimmung im Büro zu wahren ist es wichtig, dass die Urlaubsverteilung gerecht ist. Beansprucht ein Mitarbeiter alle Brückentage für sich und müssen die anderen währenddessen im Büro sitzen, liegt Ärger in der Luft. Gibt es Unstimmigkeiten in der Planung, sprechen Sie Ihre Vorgesetzten an – in der Regel müssen diese den Urlaub sowieso genehmigen.

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Geblockte Zeiträume können Sie im Posterplaner mit einem dicken Rotstift markieren.

Schulferien im Blick behalten

Haben Mitarbeiter Kinder, sind sie häufig an die Schulferien gebunden. In vielen Betrieben gilt deswegen die Regel, dass diese ein Vorrecht auf Urlaub während der Schulferienzeit haben. Aber auch für kinderlose Angestellte lohnt es sich, diese zu beachten. Oft sind Reiseangebote außerhalb der Schulferien deutlich günstiger als innerhalb dieser Zeiträume.

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Orientieren Sie sich in Ihrer Urlaubsplanung auch an den Schulferien Ihres Bundeslandes.

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Überschneiden sich die Urlaubstage von Kollegen, sind gute Übergaben sehr wichtig.

Urlaubsvertretungen gut organisieren

Immer wieder kommt es zu Überschneidungen in der Urlaubsplanung, zum Beispiel in beliebten Wochen wie um Ostern oder Weihnachten herum oder in den Sommermonaten. Sollten zwei Kollegen gleichzeitig weg sein oder sich in Sachen Urlaub die Klinke in die Hand geben, sind gut organisierte Urlaubsvertretungen und Übergaben Gold wert. Im Vorfeld sollte klar geregelt sein, wer wen vertritt, wer welche Aufgaben übernimmt, welche to do‘s im laufenden Tagesgeschäft übernommen werden müssen und was auf die Zeit nach dem Urlaub verschoben werden kann. Solche Übergaben sollten Sie schriftlich festhalten, damit jeder auf dem gleichen Stand ist. Vergessen Sie auch nicht, eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Postfach einzurichten und die Kontaktdaten Ihrer Vertretung dort anzugeben.

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Wer ist wann weg? Arbeiten Sie auf Posterplanern mit Farbcodes.

Posterplaner mit Farbcodes versehen

Beim Bürokalender ist es sinnvoll, mit Farbcodes zu arbeiten. Steht zum Beispiel aufgrund eines wichtigen Projekts eine Urlaubssperre für alle Beteiligten an, kann dieser Zeitraum mit einem dicken roten Marker "gestrichen" werden. Verschiebt sich eventuell ein bestimmter Termin noch, kann er auf einem kleinen Klebezettel vermerkt und bei Bedarf noch umplatziert werden. Und in Bezug auf die Urlaubsplanung sucht sich am besten jeder Kollege eine Farbe aus, mit deren Hilfe er seine Urlaubszeiträume im großformatigen Kalender markiert. So sieht jeder auf einen Blick, wer wann nicht da ist und wo sich Überschneidungen ergeben.

Den geeigneten Kalender finden

Wir von Schaal sind gut ausgestattet in Sachen Kalender: Besuchen Sie uns in unseren Geschäften in Ravensburg, um das passende Exemplar für sich und Ihr Team zu finden. Werfen Sie zu diesem Thema auch einen Blick in unseren Artikel "So nutzen Sie Kalender im Büroalltag"! In unserem Onlineshop für Firmenkunden/Onlineshop für Privatkunden finden Sie ebenso eine große Auswahl unterschiedlicher Kalender und Planer.