Richtig gute Büroorganisation – so geht‘s

So bringen Sie Ordnung an den Arbeitsplatz 

Gute Ordnung im Büro ist nicht nur eine Sache der Optik. Wer seinen Arbeitsplatz, Dokumente und Unterlagen sinnvoll strukturiert und ablegt, arbeitet auch zielgerichteter und effizienter. Wir von SCHAAL geben Ihnen Tipps für die richtige Organisation im Büro.

Vier Vorratsgläser aus Glas stehen auf einem blauen Tisch. Sie sind gefüllt mit Textmarkern der Marke Soennecken in den Farben grün, orange, rosa und gelb.

Schreibtischorganisation

Im Büro und im Homeoffice – der Schreibtisch ist der Dreh- und Angelpunkt eines jeden Wissensarbeiters. Hier werden Ideen zu Papier und Projekte ins Rollen gebracht. Wie so ein Schreibtisch aussieht, ist ganz unterschiedlich: von puristisch-clean bis liebevoll dekoriert ist alles dabei. Die meisten von uns leiden dennoch unter dem gleichen Problem: Irgendwie versinkt der Schreibtisch stets sehr schnell im Chaos. Zwischen Notizzetteln, Haftnotizen, Tastatur, Schreibtischkalendern, Stiften und Dokumenten ist es gar nicht so leicht, den Überblick zu bewahren. Dabei sorgt gute Ordnung auch für gute Laune! Kümmern Sie sich um die  Organisation Ihres Büromaterials und sagen Sie dem Schreibtischchaos den Kampf an.

Schreibtisch organisieren: Mit diesen 5 Schritten wird Ihr Schreibtisch ordentlich (und bleibt es auch)

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Schreibtisch einmal richtig zu entrümpeln. Räumen Sie ihn komplett leer und sortieren Sie die Gegenstände, die sich auf ihm befanden, in drei Kategorien:

  • Notwendig (zum Beispiel Notebook, Haftnotizen, Stifte)
  • Verzichtbar (zum Beispiel Fotos oder Pflanzen)
  • Möglicherweise nützlich (verschiedenes Büromaterial)

Vermutlich werden die meisten Gegenstände in der dritten Kategorie landen. Nehmen Sie sich jeden einzeln vor und fragen Sie sich: Welchen Mehrwert bietet dieser Gegenstand? Wie oft habe ich ihn in den letzten Wochen benutzt? Doppelt sich seine Funktion eventuell mit einem weiteren Gegenstand? Möchte ich weiterhin mit ihm arbeiten? Auf der Basis Ihrer Antworten wandert der Gegenstand dann weiter in die Kategorie "notwendig" oder "verzichtbar". Alles, was verzichtbar ist, können Sie spenden, verschenken, verkaufen oder in den Mülleimer werfen.

Eine Tür zu einem Büro ist verschwommen im Bild. Durch einen Spalt sieht man eine Frau mit Headset an einer Tastatur sitzen und arbeibten.
Ordnung und Ruhe sind Grundvoraussetzungen für produktives Arbeiten.

Sie wissen jetzt, dass alles vorhandene Büromaterial auch wirklich genutzt wird.Herzlichen Glückwunsch, das ist schon die halbe Miete! Damit die Ordnung länger anhält als einen halben Arbeitstag, sollten Sie den Gegenständen sinnvolle Plätze zuweisen. Dabei gilt die Faustregel: Je häufiger Sie das Büromittel brauchen, umso näher sollte es in Ihrer Reichweite liegen.

  • In unmittelbarer Nähe: digitale devices (zum Beispiel Laptop, Tastatur, Headset, Maus, USB-Port, …) und Mittel für den schnellen Überblick schnellen Überblick (zum Beispiel Schreibtischkalender, Haftnotizen, Notizbuch, Stift).

  • In mittelbarer Nähe: Dokumente, die Sie häufiger benötigen (zum Beispiel in Dokumentenablagen, Briefablagen oder Stehsammlern), eine Auswahl an Stiften (zum Beispiel Kugelschreiber, Bleistift oder Textmarker), gesammelt im Stiftehalter, Desk Organizer oder in einer Stifteschale).

  • Gut sortiert in einer Schubladenbox können Sie den ganzen Kleinkram unterbringen: Radiergummi, Heftklammern, Büroklammern, Hefter, Stempel… Kommt hier viel (zu viel) zusammen? Dann gehen Sie noch einmal einen Schritt zurück und fragen Sie sich, welche Sie von den Büromitteln wirklich tagtäglich brauchen – und sortieren gegebenenfalls nochmal aus. Achten Sie darauf, hier von jedem Produkt nur überschaubare Mengen unterzubringen: Niemand braucht drei Heftgeräte oder fünf schwarze Permanentmarker direkt am Arbeitsplatz.

  • Sicher verstaut in einem Schrank, Rollcontainer, Hängeregistraturschrank oder Schubladenschrank können Sie Dokumente und Ordner einsortieren, die Sie für Ihr Archiv und Ihre Dokumentation aufbewahren möchten – diese Unterlagen haben auf dem Schreibtisch nichts verloren.
Ein unaufgeräumter Schreibtisch wurde aus der Vogelperspektive abgebildet. Man sieht verschiedene Büroutensielien wie Stifte, Papiere und Getränke um einen PC verstreut. Der Untergrund ist schwarz.
Vom Chaos auf dem Schreibtisch …
Ein dunkler Schreibtisch ist in der Draufsicht zu sehen. Dieser wurde mit verschiedenen Materialien zur Büroorganisation, wie einem Tischorganizer, Stiftehaltern und einem Tablethalter ausgestattet. Außerdem sind ein Bildschirm mit weißer Tastatur und Maus sowie ein lilafarbenes Notizbuch zu sehen.
… in die Ordnung. Nutzen Sie unsere Tipps!

Wir Menschen sind visuell geprägt. Das Auge ist unser wichtigstes Sinnesorgan. Machen Sie sich diese Veranlagung zu Nutze, indem Sie Colour Coding auf dem Schreibtisch einsetzen: Bestimmten Aufgaben oder Themen werden Farben zugeordnet. So können Sie beispielsweise bunte Briefablageschalen auf dem Schreibtisch nutzen, um Ihre Unterlagen zu priorisieren. Die Dokumente, die am schnellsten bearbeitet werden müssen, wandern zum Beispiel in eine rote Briefablage, die weniger dringenden in die gelbe und alles, was bereits erledigt und bereit für das Archiv ist, können Sie in einer grünen Ablageschale zwischenparken.

Ein Schreibtisch ist in der Draufsicht zu sehen. Eine Hand beklebt verschiedene Klarsichtfolien mit Etiketten von Avery Zweckform. Diese sind beschriftet mit "Dringend", "Kunde 1" und "To-do". Im oberen Bildrand sind eine Pflanze und eine Tastatur zu sehen. Unten rechts ist ein gefüllter Stiftebecher zu sehen.
Farbcodes helfen uns bei der Priorisierung und geben einen klaren Überblick.

Anfangs erfordert es etwas Durchhaltevermögen, aber geben Sie sich Mühe, alle Gegenstände nach Gebrauch sofort wieder an ihren festen Platz zu legen. Das gilt besonders für die kleinformatigen Büromittel wie Radiergummi, Büroklammer und Co., die schnell wieder in den Schubladen verschwinden sollten. So bleibt Ihr Schreibtisch stets übersichtlich und Sie etablieren schnelle Handgriffe, weil Sie immer wissen, wo Sie was finden.

Lieber jeden Tag ein bisschen aufräumen, statt einmal im Jahr Großputz zu machen. Egal ob im Homeoffice oder im Büro: Gewöhnen Sie sich an, täglich fünf Minuten vor dem Feierabend auf dem Schreibtisch klar Schiff zu machen, die letzten Dokumente einzusortieren und die letzte Haftnotiz zu übertragen. Klarheit auf dem Schreibtisch sorgt für Klarheit im Kopf und mit dieser Methode können Sie jeden Morgen frisch an einem aufgeräumten Arbeitsplatz in den Tag starten.

Diese 6 Helfer sind auf dem Schreibtisch unverzichtbar

  1. Ablagesystem: Mit Briefablageschalen haben Sie stets Zugriff auf die tagesaktuell wichtigsten Dokumente. 
  2. Stifteköcher, um immer ein Schreibgerät zur Hand zu haben (Unser Tipp: Es gibt kleine Tischorganizer, die etwas mehr Platz bieten. Hier lassen sich beispielsweise neben Stiften direkt auch Schere, Radiergummi oder Kleberoller mit unterbringen). 
  3. Schreibtischunterlage mit Kalender für den schnellen Überblick.
  4. Haftnotizen für dringende to do’s.
  5. Notizbuch oder Kalender als zentrales Organisationsmittel.
  6. Schubladenbox für kleinteiliges Büromaterial, das man nicht direkt auf der Arbeitsfläche lagern möchte.

Deko auf dem Schreibtisch? Lieber nicht.

Sie möchten das vielleicht nicht hören, aber … Der Schreibtisch ist kein geeigneter Ort für Deko oder Nippes. Allein mit den wichtigsten Büromaterialien ist der Arbeitsplatz meist schon gut bestückt. Verzichten Sie also auf Pflanzen, Fotos und Porzellanfiguren und setzen Sie lieber auf durchdachte Funktionsgegenstände mit gutem Design. So vereinen Sie Optik und Funktionalität und lassen den Schreibtisch ganz ohne überflüssige Deko richtig gut aussehen! Verwenden Sie beispielsweise stylische Stehsammler, edle Pultordner oder ein hübsches Notizbuch. Viel Büromaterial gibt es mittlerweile in unterschiedlichen Farben. Von einer Briefablage in rosa bis hin zur Stiftschale in mint ist für nahezu jeden Geschmack etwas dabei.

Auf einem Schrank stehen eine salbeifarbene Schubladenbox mit drei Schubladen und eine schwarze Fotobox der S.O.H.O.-Kollektion von Rössler. Die mittlere Schublade wird von einer Hand geöffnet. Darin befinden sich verschiedene Stifte und Washitape von Rössler.
Statt Deko: Lassen Sie sich von Produkten begleiten, die nützlich sind und gleichzeitig gut aussehen.

Farben auf dem Schreibtisch gezielt nutzen

Wussten Sie, dass Farben unsere Stimmung beeinflussen? Rot wirkt beispielsweise anregend, wird aber auch als Warnsignal eingesetzt. Blau steht für Sauberkeit und Fokus und wird gerne im professionellen Bereich genutzt. Farben verstärken Gefühle, diese Eigenschaft wird gezielt eingesetzt: So sind die Verpackungen von fettreduzierten Produkten oft in hellblau gehalten und möchte ein Unternehmen auf seinen ökologischen Hintergrund aufmerksam machen, ist in der Markenpräsentation meist viel grün enthalten. Im beruflichem Umfeld können Sie das Wissen um Farbwirkungen nutzen, indem Sie rund um den Schreibtisch besonders aktivierende, anregende und professionelle Farbwelten nutzen.

Eine Schubladenbox von Durable mit 5 bunten Schubbladen wurde von oben fotografiert. Die Schubbladen sind geöffnet und darin sieht man verschiedene, beschriebene Haftnotizen.
Bringen Sie Farbe rein! Aktivierende Farbtöne können bei der Arbeit unterstützend wirken.

Auch können Sie Schreibtischmaterial ganz gezielt für kleine Entspannungspausen verwenden, um danach wieder durchzustarten. Wie Sie mit Maltechniken kreativ entspannen, zeigen wir Ihnen in unserem Artikel "Malen und Malbücher für Erwachsene".

Auf einem Block mit einem Mandala liegen 2 Filzstifte der Marke Staedtler. Die Packung mit den restlichen Stiften liegt neben dem Block.
Kreative Pausen machen den Kopf frei und sorgen für neuen Schwung.

Homeoffice: In einfachen Schritten zu mehr Ordnung

Ihr Arbeitsplatz zu Hause sieht aus wie Kraut und Rüben? Das muss (und sollte!) nicht so sein. Denn nur wer auch seinen Homeofficeplatz ordentlich gestaltet, kann produktiv und zufrieden arbeiten. Es gibt ein paar ganz einfache, aber wichtige Dinge, auf die Sie achten sollten, damit es mit der remote-Arbeit von zu Hause gut klappt.

  • Ein fester Arbeitsplatz: Küchentisch ade! Richten Sie sich eine Ecke Ihrer Wohnung als festen Homeoffice-Platz ein, den Sie nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen gestalten können (ohne alles abends wegpacken zu müssen).
  • Organisieren Sie Ihre Büromaterialien genau wie im Büro mit Ablagesystemen, Ordnern und Schubladenboxen, um schnellen Zugriff auf alle Dokumente und Arbeitsmaterialien zu haben.
  • Ordnen Sie Ihre Aufgaben mit klaren to do-Listen und haben Sie immer nur das auf dem Schreibtisch, was Sie für die Umsetzung der aktuellen Task brauchen.
  • Ob Schokoladenverpackung oder zerknüllter Haftzettel: Nehmen Sie sich abends fünf Minuten Zeit, um Ihren Homeoffice-Schreibtisch aufzuräumen. So starten Sie am nächsten Morgen frisch und motiviert in den Arbeitstag.

Sie möchten mehr Tipps rund um den perfekten Homeofficeplatz? Dann schauen Sie in unseren Beitrag "Tipps zur Einrichtung im Homeoffice". Hier verraten wir Ihnen, was zu einer guten Ausstattung bei der Arbeit von zu Hause gehört und warum Ihr Schreibtisch ausgerechnet im 90-Grad-Winkel zum Fenster stehen sollte.

So finden sich Linkshänder auf dem Schreibtisch gut zurecht

Weltweit sind 10,6 Prozent aller Menschen Linkshänder. Das berichtet die Ruhruniversität Bochum in Bezug auf eine international koordinierte Studie. Besonders bei Kindern ist die Frage nach der Händigkeit wichtig: Sie brauchen bestimmtes Schulmaterial wie Füller für Linkshänder, um gut lernen zu können. Aber auch im Joballtag tun sich Linkshänder leichter, wenn Sie auf Büromaterial zurückgreifen können, das auf ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. So gibt es beispielsweise Lineale für Linkshänder, bei denen der Zahlenstrahl von rechts nach links angeordnet ist. Oder Computermäuse, die ergonomisch auf die Benutzung der linken Hand angepasst sind und bei denen die Klicktasten vertauscht sind. Darüber hinaus gibt es natürlich auch Collegeblöcke für Linkshänder oder Scheren für Linkshänder, die den Arbeitsalltag erleichtern.

 

Schreibtischmaterial zweckentfremdet: Last-Minute-Geburtstagsdeko
im Büro

Vieles, was wir als nützliche Helfer auf dem Schreibtisch einsetzen, lässt sich zweckentfremden für den Ehrentag von Kolleginnen und Kollegen. So können Sie auch auf die letzte Minute den Arbeitsplatz schmücken:

Ein Computerbildschirm ist mit einer Wimpelkette aus Haftnotizblättern behangen. Außerdem kleben daran vier beschriftete Notizblätter mit den Worten "Hoch sollst du leben". Auf einem Trennstreiften ist "Alles Liebe" gelettert.
Basteln Sie aus wenigen Büromitteln Last-Minute-Geburtstagsdeko für den Schreibtisch.
  • Basteln Sie eine bunte Wimpelkette aus einer Schnur und Haftnotizen.
  • Lettern Sie "Happy birthday" mit einem Permanentmarker auf ein Trennblatt.
  • Sammeln Sie Konfetti (aus dem Bürolocher) in einer Klarsichthülle und werfen Sie es zur Feier des Tages in die Luft (Staubsauger schon mal bereitstellen!).

Diese und noch mehr Ideen finden Sie in unserem Beitrag "Last-Minute-Geburtstagsdeko im Büro".

Schreibtischorganisation: Unsere starken Marken

Bei uns in Ravensburg bekommen Sie alles, was Sie für eine richtig gute Organisation auf dem Schreibtisch brauchen.

Wir bieten Ihnen preisgünstige und durchdachte Produkte toller Marken wie Avery Zweckform, Soennecken, 3M, Post-it, DURABLE, HAN, MAUL, WEDO, helit, Leitz, Exacompta, PAGNA, …

Zu guter Büroorganisation gehören immer widerstandsfähige Aktenordner, natürlich haben wir auch diese im Sortiment, zum Beispiel von Leitz, Soennecken, Falken, Centra, ELBA, Bene oder Exacompta.

Die dazugehörigen Ordneretiketten (und natürlich viele weitere Etikettenarten) gibt es bei uns von Avery Zweckform, HERMA, Soennecken oder DYMO.

Dokumente aufbewahren mit Ordnern

Gute Organisation im Büro ist gleichzusetzen mit guter Aufbewahrung und Dokumentenablage. Nur wenn wir unsere Dokumente und Unterlagen sinnvoll ablegen und abheften, finden wir sie schnell und sicher wieder und verschwenden keine Zeit mit langen Suchaktionen.

Ordner: Maße und Tipps

Vor über 100 Jahren erfand der Visionär, Unternehmer und Marketingexperte Friedrich Sonnecken den Aktenordner. Und was wären wir nur ohne ihn! Hier werden Dokumente, Unterlagen, Verträge und Korrespondenz bis heute abgeheftet. Denn selbst im "papierlosen Büro" gibt es doch immer noch Akten, die wir auch ausgedruckt vorliegen haben möchten.

Standard Ordnermaße

Im deutschsprachigen Raum sind folgende Ordnermaße am weitesten verbreitet:

  • Für DIN A4-Blätter. 
  • Linksseitige Zweifachlochung (mit einem Abstand von acht Zentimetern).
  • Breites Format mit eine Rückenbreite von 80 mm.
  • Schmales Format mit einer Rückenbreite von 55 mm.
  • In unterschiedlichen Farben erhältlich.
  • Im klassischen Wolkenmarmor-Design verfügbar (vor allem bekannt unter dem Namen Leitz-Ordner).

Spezielle Ordnermaße

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Variationen der klassischen Aktenordner: Von Ringbüchern über Doppelordner bis hin zu Spezialordnern für beispielsweise DIN A5-Papiere oder Kontoauszüge findet sich für nahezu jedes Dokument der passende Ordner.

Welche Ordner sollte man anlegen?

Diese Ordner brauchen Sie im Büro

Es ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, welche Ordner man für seine Firma braucht. Es gibt aber Themen, die viele Betriebe behandeln, zum Beispiel:

  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Finanzen
  • Personal
  • Produktion 
  • Vertrieb
  • Marketing

Je nach Gewichtung kann es nötig sein, die einzelnen Bereiche auf Unterkategorien aufzusplitten. Es empfiehlt sich auch, mit aktiven Ordnern (Unterlagen, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen) und passiven Ordnern (Dokumentation) zu arbeiten.

Diese Ordner brauchen Sie zu Hause

Eine gute Ordnerstruktur hilft, sich auch im privaten Bereich besser zurecht zu finden. Für die meisten Menschen eignen sich Ordner für folgende Themen:

  • Persönliche Dokumente (Geburtsurkunde, Testamente, Patientenverfügung, Abschlusszeugnisse …)
  • Beruf (Arbeitsvertrag, Weiterbildungen, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeugnisse …)
  • Gesundheit (Unterlagen zu Krankenkasse, Impfpass, Auslands-Krankenversicherung, Behandlungsdokumentationen, Rechnungen, Arztbriefe …)
  • Versicherungen (Unterlagen zum Beispiel zu Haftpflicht-, Rechtsschutz-, Berufsunfähigkeitsversicherung …)
  • Steuer (Benachrichtigungen Finanzamt, Steuererklärung, Steuerbescheid …)
  • Wohnung (Mietvertrag, Kaufvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Unterlagen zu Renovierungen, Handwerkerrechnungen …)
  • Finanzen (Unterlagen zu Bank, Sparbuch, Bausparvertrag, vermögenswirksame Leistungen, Arbeitnehmersparzulage, Kredit …)
  • Fahrzeuge (Fahrzeugpapiere, KFZ-Kaufvertrag, Versicherungen und Mitgliedschaften, TÜV-Unterlagen, Reparaturen, Unfalldokumentation …)
  • Kinder (pro Kind ein eigener Ordner mit Geburtsurkunde, Sorgerechtsverfügung, Vaterschaftsanerkennung, Impfpass, U-Heft, Unterlagen zu Kindergarten und Schule, Zeugnisse, Mitgliedschaft im Verein …)
Neben einer Schubladenbox steht ein beschrifteter, schwarzer Ordner. Auf der Schubladenbox liegen Etiketten der Marke Avery Zweckform. Ein Arm ragt ins Bild und greift nach dem Ordner.
Ordner sind Ihre wichtigsten Helfer, um Unterlagen privat und im Büro zu organisieren.

Unser Tipp: Doppelt hält besser! Scannen Sie Ihre wichtigsten Dokumente wie Geburtsurkunde, Berufsabschlüsse oder Vollmachten ein und legen Sie sie zusätzlich digital ab – am besten in der gleichen Struktur und Bezeichnung wie in Ihrem analogen Ordner.

Darauf sollten Sie bei der Dokumentenablage achten

  • Struktur: Bündeln Sie Ihre Unterlagen thematisch in sinnvolle Kategorien.
  • Welche Unterlagen benötigen Sie in Papierform, für welche reicht eine digitale Ablage?
  • Bezeichnung: Versehen Sie Ordner und Register mit einfachen, eindeutigen Titeln.
  • Sortieren: Sorgen Sie dafür, dass Sie die Ordner, auf die Sie häufig zugreifen müssen, in Ihrer direkten Nähe haben.
  • Fristen beachten: Wann können welche Dokumente entsorgt werden? Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit zum Ausmisten, damit der Papierkram nicht überhand gewinnt.

Ordner selbst gestalten mit kostenlosen Vorlagen

Machen Sie sich leidliche Themen wie Steuer oder Versicherung schön. Wie wäre es, wenn Sie Ihre Aktenordner selbst gestalten? In unserem Beitrag "Ordnerrücken für Ihre Unterlagen" stellen wir Ihnen dafür hübsche Vorlagen zum kostenlosen Download bereit – für schmales und breites Format!

In einem Holzregal stehen vier breite, schwarze Ordner und zwei schmale Ordner in blau. Alle Ordner sind mit geletterten Ordnerrückenetiketten ausgetattet, auf den zum Beispiel "Steuer", "Veträge" und "Versicherung" steht.
Gestalten Sie Ihre Aktenordner selbst – mit unseren Gratisvorlagen.

Register und Trennblätter: Ordner gut strukturieren

Sie kümmern sich um das Innenleben von Aktenordnern: Register, Trennblätter und Trennstreifen. Mit ihrer Hilfe landen Sie bei der Suche nach einem bestimmten Dokument ganz schnell im richtigen Bereich.

Register für Ordner

  • Register trennen unterschiedliche Bereiche eines Ordners mit Hilfe einer Tabenstruktur.
  • Spezialregister wie A bis Z-Register, Zahlenregister oder Monatsregister verfügbar.
  • Unterschiedliche Materialien, zum Beispiel Kunststoff oder Karton.
  • Für verschiedene Formate, vor allem DIN A4 und DIN A5 (+ Überbreite).
  • Unterschiedliche Anzahl an Taben verfügbar.
  • Verschiedene Lochungen (zum Beispiel Universallochung, 11fach-Lochung oder 2fach-Lochung …).

Trennblätter und Trennstreifen für Ordner

  • Trennblätter dienen ähnlich wie Register der besseren Orientierung im Ordner.
  • In der Regel aus Karton.
  • Für verschiedene Formate, vor allem DIN A4 und DIN A5 (+ Überbreite). 
  • Unterschiedliche Anzahl an Taben verfügbar.
  • In verschiedenen Farben erhältlich.

  • Trennstreifen sind schmale Kartonblätter, die quer in den Ordner eingeheftet werden.
  • In verschiedenen Farben erhältlich.
  • Oft in 2fach-Lochung.
  • Meist in Überbreite, sodass der Papierüberstand beschriftet werden kann.

Trennstreifen und Register bedrucken

Sauber geführte Register und Trennblätter sorgen für Orientierung innerhalb Ihrer Ordner. Es ist empfehlenswert, geeignete Registervorlagen oder Trennblättervorlagen in Excel oder Word zu befüllen und dann auszudrucken. So können Sie ganz individuell Ihre Trennblätter gestalten und sich Ihr Register nahezu selber machen!

Es gibt kostenlose Ordner-Register-Vorlagen im Internet, die Sie sich ganz leicht als Excel-Datei herunterladen können, zum Beispiel unter www.alle-meine-vorlagen.de. Befüllen Sie die Datei nach Ihren Wünschen und drucken Sie sie aus.

Unser Tipp: Nur ausgedruckt sind die Registervorlagen wenig widerstandfähig und reißen schnell ein. Kleben Sie stattdessen das Papier auf Ihr gekauftes Register oder Trennblatt – so kombinieren Sie Widerstandfähigkeit mit Übersichtlichkeit.

Trennstreifen lassen sich in der Regel direkt bedrucken, allerdings muss man hier ein Händchen für Formatierung und Druckeinstellungen haben. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und eine tolle Wordvorlage finden Sie auf der Website von working@office.de.

Ordnungsmappen selbst gestalten

Ordnungsmappen sind die "kleinen Geschwister" der großen Ordner. In Ihnen kann man tagesaktuelle Dokumente und Unterlagen einlegen, die später auf die richtigen Ordner verteilt werden.

Wir tragen Ordnungsmappen viel mit uns herum – ob in Beruf, Schule oder Freizeit. Grund genug, sie schön zu gestalten! Entdecken Sie Handlettering für sich und hübschen Sie Ihre Mappe auf: So verbinden Sie das Schöne mit dem Nützlichen. Wie das genau geht und welche Techniken und Stifte sich dafür eignen, zeigen wir in unserem Artikel "Ordnungsmappen belettern".

Auf einem Schreibtisch aus Holz liegen verschiedene Ordnungsmappen, die mit Handlettering beschriftet wurden. Darauf sind verschiedene Stifte verteilt.
Mit Handlettering können Sie Ordnungsmappen individuell gestalten.

Aktenordner entsorgen: So geht es richtig

Wer sich von überflüssigem Ballast trennt, kann sicher sein, nur noch mit den Unterlagen und Materialien zu arbeiten, die er wirklich braucht. Aber wie und wo kann man Aktenordner entsorgen? Und darf man Aktenordner mit Inhalt entsorgen? Wir von SCHAAL geben eine erste Orientierung.

Aktenordner ohne Inhalt entsorgen

  • Spenden: Der Ordner ist noch funktionstüchtig? Viele gemeinnützige Einrichtungen freuen sich über gut erhaltene Aktenordner. Einfach mal bei der Stadtverwaltung anfragen oder in "Zu verschenken"-Gruppen auf den sozialen Netzwerken inserieren.
  • Grundsätzlich ist es erlaubt, leere Aktenordner in ihrer Gesamtheit im Restmüll zu entsorgen. Eine Trennung in seine einzelnen Bestandteile ist jedoch deutlich nachhaltiger. Trennen Sie Ordner aus Pappe, wie die klassischen Leitz-Ordner, vom Metallhebel. Das ist etwas mühsam und erfordert körperlichen Einsatz, so können die einzelnen Bestandteile jedoch am besten entsorgt werden: Der Einband kommt in den Papiermüll, die Metallteile in die gelbe Tonne.
  • Ordner aus Kunststoff müssen grundsätzlich komplett im Restmüll entsorgt werden.
  • Sie können Ihre Aktenordner auch auf dem Wertstoffhof abgeben (manchmal wird hier eine kleine Gebühr fällig).

Aktenordner mit Inhalt entsorgen

  • Inhalt entleeren: Wenn sich die Anzahl der Unterlagen im Rahmen hält, sollten Sie die Dokumente herausnehmen und in den Papiermüll geben. Der leere Ordner kann anschließend wie oben beschrieben im Müll entsorgt werden.
  • Sensible Dokumente sollten Sie auf jeden Fall durch einen Aktenvernichter oder Schredder unkenntlich machen.
  • Bei besonders umfangreicher Dokumentenanzahl oder Unterlagen mit hohem Schutzbedarf kann es empfehlenswert sein, sich an professionelle Unternehmen zu wenden, die Akten- und Datenvernichtung als Dienstleistung anbieten.

Unterlagen und Ordner richtig beschriften mit Etiketten

Etiketten und Büroorganisation gehen Hand in Hand. Denn nur wer weiß, was sich an welchem Platz und in welchem Ordner befindet, kommt gut zurecht. Etiketten sind dabei die Wegweiser, an denen wir uns orientieren können. Es gibt sie in unterschiedlichsten Formaten, Farben und Materialien. Bestimmt finden auch Sie genau die richtigen, wenn Sie bei uns von SCHAAL Etiketten bestellen oder kaufen!

Richtige Beschriftung von Aktenordnern: 6 einfache Tipps

  1. Einheitlichkeit: Arbeiten Sie stets mit demselben System. Nutzen Sie beispielsweise immer die gleiche Vorlage für den Ausdruck von Ordneretiketten, die Sie nur neu befüllen. So weiß Ihr Auge direkt, in welchem Bereich des Ordneretiketts welche Information zu suchen ist.
  2. Digital statt analog: Bedrucken Sie Ihre Etiketten, anstatt Sie mit Ihrer Handschrift zu versehen. So erhöhen Sie die Lesbarkeit. Außer, Sie möchten unsere hübschen Ordnervorlagen im Handletteringstil nutzen – hier ist eine Ausnahme erlaubt!
  3. Eindeutigkeit: Jeder sollte sofort erkennen können, was sich in dem Ordner befindet. Beschriften Sie also Ihr Ordneretikett auffällig mit dem übergeordneten Thema und ergänzen Sie gegebenenfalls in kleinerer Schrift Unterpunkte. Vermeiden Sie idealerweise kryptische Abkürzungen.
  4. Nummerierung: Gehören mehrere Ordner zu einem Projekt, nummerieren Sie diese sinnvoll durch.
  5. Farbcodierung: Nutzen Sie farbliche Abhebungen (entweder in der Ordnerfarbe oder als Farbabschnitt auf dem Etikett), um zusätzliche Orientierung zu schaffen.
  6. Visualisierung: Bei bestimmten Themen kann es sinnvoll sein, direkt auf das Ordneretikett Grafiken oder Fotos zu drucken. Beinhaltet ein Ordner beispielsweise den kompletten Schriftverkehr mit einem Kunden, können Sie dessen Logo und das Icon eines Briefumschlags auf das Etikett drucken. Unser Auge erfasst diese visuellen Botschaften sehr schnell und jeder weiß, worum es geht.
Schmale Ordneretiketten der Marke Avery Zweckform wurden bedruckt. Eine Hand zieht ein bedrucktes Etikett vom Bogen ab.
Mit Onlinesoftwares und Vorlagen lassen sich Ordneretiketten direkt bedrucken.

Etiketten online bestellen

Stöbern Sie in unserem Onlineshop und suchen Sie die Etiketten, die für Ihre Büroorganisation sinnvoll sind. Vermutlich werden Ihnen Ordneretiketten, Adressetiketten, Rollenetiketten, Markierungspunkte oder Universaletiketten besonders hilfreich sein.

Etikettendrucker Software: Etiketten bedrucken lassen

Wussten Sie schon? Einige Etikettenhersteller bieten kostenlose Wordvorlagen, Softwares oder Onlineassistenten an, mit deren Hilfe Sie Ihre Etiketten ganz leicht selbst am Computer gestalten können. Besonders ans Herz legen wir Ihnen die Onlinesoftwares der Hersteller: Hier können Sie die Artikelnummer eingeben und bekommen direkt die passende Formatierung angezeigt. Über ein benutzerfreundliches Tool können Sie Ihre Etiketten mit Schrift, Grafik und Farbe gestalten und als PDF herunterladen. Legen Sie dann den Etikettenbogen in Ihren Drucker ein und drucken Sie das PDF darauf aus. So gelangen Sie ganz leicht an individuelle und passgenaue Etiketten.

Entdecken Sie beispielsweise Onlinesoftware und Vorlagen oder Wordvorlagen und Etikettenassistenten.

Video Vorschaubild

Übrigens: Mit Hilfe der Softwares lassen sich beispielsweise Adressetiketten, Versandetiketten oder Produktetiketten in Ihrem ganz persönlichen Corporate Design erstellen, da Sie Ihr Logo und weitere Grafiken in das Tool hochladen können. Legen Sie die Dateiform für das passende Etikettenformat einmal an, speichern Sie das PDF ab und verwenden Sie es immer wieder!

Etikettendrucker verfügen oft über eine im Gerät integrierte Software. Hier stellen die Hersteller meistens online die neueste Form von Software, Treiber und Support zur Verfügung.

Freebies und Stickervorlagen zum selbst Ausdrucken

Die Etiketten-Software lässt sich nicht nur für die Organisation von Ordnerrücken nutzen. Auch im privaten Bereich können Sie dank der tollen Vorlagen fantastische Etiketten gestalten. Entdecken Sie unsere Freebies zum Download zum Beispiel für nachhaltige DIY-Haushaltsmittel, schöne Sticker mit Motivationssprüchen für das Homeoffice oder Stickervorlagen für eine DIY-Messlatte.

Drei runde Aufkleber von Avery Zweckform kleben an der Wand. Sie sind beschriftet mit Motivationssprüchen für das Homeoffice.
In den Onlinesoftwares finden sich tolle Vorlagen für Sticker und Aufkleber.

Etiketten von Ordnern und Papier lösen

Die schlechte Nachricht: Von Pappe und Papier, also auch von vielen Aktenordnern, lassen sich die meisten Etiketten nicht ohne Rückstände lösen. Da hilft nur: Abziehen, den Kleber wegknibbeln und/oder mit einem neuen Etikett überkleben.

Die gute Nachricht: Es gibt Ordner mit einer durchsichtigen Sichttasche am Ordnerrücken, die sich immer wieder neu mit der richtigen Ordnerbezeichnung bestücken lässt. Oder Sie nutzen ablösbare Ordneretiketten! Sie haften zuverlässig, sind aber ohne Rückstände abziehbar, sobald Sie sie wechseln möchten. Ablösbare Ordneretiketten sind in unterschiedlichen Formaten erhältlich.

Wussten Sie schon? Ablösbare Etiketten gibt es nicht nur für Ordner, sondern für viele weitere Zwecke und in vielen unterschiedlichen Farben und Formen. Bestimmt finden Sie bei uns die richtigen ablösbaren Etiketten für Ihre Zwecke.

Nachhaltige Büroartikel bei SCHAAL

Ein ressourcenschonender Umgang mit der Umwelt ist uns wichtig. Wussten Sie, dass Sie in unserem Geschäft und online ganz viel nachhaltiges Büromaterial bekommen? Dazu gehören nicht nur Recyclingpapier oder Briefumschläge aus Altpapier, sondern auch Produkte, bei denen Sie vielleicht gar nicht vermuten würden, dass es sie in nachhaltigen Varianten gibt. Wir führen beispielsweise umweltfreundliche Aktenordner und Stifte, nachhaltige Locher oder Heftgeräte und ganze Ablagesysteme, die aus Rezyklaten produziert wurden. Sie möchten mehr erfahren über unser umweltfreundliches Sortiment? Dann schauen Sie auf unserer Seite "Nachhaltigkeit im Büro" vorbei. Hier geben wir Ihnen auch wertvolle Praxistipps für einen nachhaltigen Büroalltag, erklären Ihnen, wie man umweltfreundlich druckt und zeigen Ihnen die verschiedenen Umweltsiegel.

Noch Fragen? Wir helfen. Was ist ein Hefter?

Was bezeichnet bei Papier die Grammatur? Und was ist nochmal ein Stehsammler? Keine Sorge, wir von SCHAAL verstehen, dass man sich im Büromaterialdschungel schon mal verlaufen kann. Gerne erklären wir, inwiefern sich ein Hefter vom allzu oft bemühten Tacker unterscheidet und worauf Sie bei den Heftklammerntypen achten sollten. Wir geben Orientierung, wenn Sie unbedingt einen "Collegeblock Lineatur 4" benötigen und stehen Ihnen auch bei allen anderen Fragen rund um das Thema Organisation im Büro zur Seite. Informieren Sie sich online, kommen Sie in unser Geschäft in Ravensburg oder nutzen Sie einen unserer vielen Kommunikationskanäle! Wir freuen uns auf Sie.

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